Demo 1 - Tekstinkäsittelyn alkeita

Näissä demotehtävissä tutustutaan tekstinkäsittelyohjelman ja sen opasteiden käyttöön. Tehtävissä käydään läpi myös dokumentin rakenteen muokkaamiseen liittyviä asioita. Lisäksi tutustutaan erilaisten objektien liittämiseen dokumenttiin. Tehtävissä kannattaa käyttää apuna Mikrotietokoneiden ohjelmistot -kurssin luentomonistetta. Demoissa käsiteltäviin asioihin kannattaa tutustua etukäteen jo ennen demoihin tulemista!

Seuraavat tekstinkäsittelytehtävät on suunniteltu ensisijaisesti Microsoft Word -tekstinkäsittelyohjelmaa varten. Tehtävät voi tehdä myös muillakin tekstinkäsittelyohjelmilla, mutta tehtävissä käytetyt valikkokomennot eroavat hieman ohjelmittain.

1. Etsi ja käynnistä tietokoneesta Microsoft Word -tekstinkäsittelyohjelma. Uuden dokumentin tekeminen aloitetaan valinnalla Tiedosto | Uusi (engl. File | New). Avautuvasta ikkunasta kannattaa valita Yleinen | Tyhjä dokumentti (engl. General|Blank Document). Ohjelman käynnistyksen yhteydessä näkyville avautuu automaattisesti tyhjä dokumentti.
2. Tutustutaan tekstinkäsittelyohjelman valikkorakenteeseen. Valikkorakenteessa on yleensä idea, jonka mukaan valikot on järjestetty. Etsi seuraavat toiminnot käyttämäsi tekstinkäsittelyohjelman valikoista. Yritä päätellä oikea valikko!
   • Etsi ja Korvaa (engl. Find and Replace)
   • Avaa (engl. Open)
   • Kappale (engl. Paragraph)
   • Sivunumerot (engl. Page Numbers)
   • Tulosta (engl. Print)
   • Lisää taulukko (engl. Insert table)
   • Tyyli (engl. Style)
   • Tallenna nimellä (engl. Save As)
   • Kuva | ClipArt (engl. Picture | ClipArt)
   • Ylä- ja alatunniste (engl. Header and footer)
   • Merkki (engl. Symbol)
   • Automaattinen korjaus (engl. AutoCorrect)
   • Asetukset (engl. Options)
3. Tee U:-levyasemalle hakemisto ohjelmistot. Hakemistoon voit tallentaa kaikki demoissa tekemäsi dokumentit, jolloin ne ovat käytettävissä myös tulevissa demoissa.
4. Käy hakemassa valmis muotoilematon teksti osoitteesta <URL: http://appro.mit.jyu.fi/2001/kevat/ohjelmistot/demot/demo1/makrovirukset.txt>. Kyseinen teksti löytyy muotoiltuna luentomonisteen takaosasta sivulta 90 lähtien. Tekstin saat tekstinkäsittelyohjelmaan kahdella seuraavalla tavalla. Kumpaakin tavoista kannattaa opetella käyttämään!
   • Aluksi teksti maalataan aktiiviseksi. Tämän jälkeen teksti voidaan siirtää leikepöydälle valinnalla Muokkaa | Kopioi (engl. Edit | Copy). Leikepöydällä olevan tekstin liittäminen dokumenttiin onnistuu valinnalla Muokkaa | Liitä (engl. Edit | Paste). Tapa on hyvin toimiva, jos HTML-dokumentista halutaan ottaa pelkästään teksti, mutta tekstinkäsittelyohjelmaan tulee paljon ylimääräisiä rivivaihtoja.
   • Toinen vaihtoehto on tallentaa selainikkunassa oleva tekstidokumentti kovalevyllesi valinnalla Tiedosto | Tallenna (engl. File | Save As) ja avata dokumentti Wordissa! Kannattaa huomata, että HTML-dokumenttia tallennettaessa Tallennustyypiksi (engl. Save as type) kannattaa valita Text File(*.txt), jolloin HTML-koodit eivät tallennu dokumentin mukana.
   Tallenna dokumentti Wordissä U:-levyasemalla sijaitsevaan ohjelmistot-hakemistoon. Varmista, että dokumenttisi on tallennettu Word Document (*.doc) -muotoon viimeistään tässä vaiheessa. Dokumenttia kannattaa tallentaa muotoilun ja kirjoittamisen yhteydessä muutaman minuutin välein!
5. Poista tekstin joukosta kaikki ylimääräiset rivinvaihdot. Rivinvaihdot saat näkyville tai pois näkyvistä työkalupalkista löytyvällä Näytä/Piilota (engl. Show/Hide) eli ¶-painikkeella. Rivinvaihdot ilmestyvät tekstiin ¶-merkkeinä. Tarpeellisia rivinvaihtoja ovat ainoastaan sellaiset, jotka ovat kappaleen lopussa. Rivinvaihtoa ei saa löytyä kappaleiden sisältä! Seuraavassa esimerkki oikeasta rivinvaihtojen käytöstä:

   Tämä tässä on yhtenäinen tekstikappale, joka jatkuu jatkumistaan aina vaan, eikä rivinvaihtoja ole välissä, vaikka selainikkunaa pienennettään.¶
   Tässä on jo sitten toinen tekstikappale, joka jatkuu jatkumistaan aina vaan, eikä rivinvaihtoja ole välissä.¶

6. Kokeile leikepöydän käyttöä dokumentin muokkaamisessa. Kertaa ensin mielessäsi mitä eroa on siirtämisellä ja kopioimisella. Siirtäminen ja kopioiminen onnistuu Muokkaa(engl. Edit)-valikon komennoilla tai hiiren oikean painikkeen avulla.
   • Siirrä muutama asiakirjan kappale toiseen paikkaan. Dokumentin on tarkoitus olla järkevää muotoa, joten siirrä kokonaisia kappaleita.
   • Kokeile myös kappaleen siirtämistä toiseen paikkaan hiiren avulla. Kun aktiiviseen kappaleeseen tartutaan kiinni hiiren vasemman painikkeen avulla, niin kappaletta voidaan raahata hiiren avulla toiseen paikkaan.
   • Kopioi muutama tekstikappale toiseen paikkaan.

   Dokumenttia voidaan muokata hyvin paljon kopioimalla ja siirtämällä kappaleita toisiin paikkoihin. Tallenna dokumenttisi! Tallentamisessa voit käyttää pikanäppäinyhdistelmää CTRL-S. Muista tallettaa dokumenttisi tarpeeksi usein!

7. Kokeile yhteen tekstikappaleeseen suoraan oheisessa kuvassa nähtävästä työkalupalkista löytyviä kirjasimen eli fontin muokkaamisominaisuuksia. Etsi myös samat kirjasimen ominaisuudet kohdasta Muotoile | Fontti (engl. Format | Font).
   

   • Kokeile ominaisuuksia huolellisesti, jotta tiedät tulevaisuudessakin kuinka ne vaikuttavat.
   • Kokeile erilaisten efektien (engl. Effects) toimintaa sekä sanojen merkkivälin (engl. Character Spacing) lisäämistä.
   • Huomaa, että kirjasimen ominaisuudet muuttavat ainoastaan aktiiviseksi valitun alueen muotoiluja!
   • Jos muokattavia sanoja on paljon, niin kirjasimen ominaisuuksien muuttaminen on vaivalloista tällä tavoin. Ongelmaan tuo helpotuksen tyylien käyttö, jota harjoitellaan tulevissa harjoituksissa.

   Tallenna dokumenttisi.
   
8. Kokeile muutaman kappaleen ominaisuuksien muuttamista oheiden kuvan työkalurivin painikkeiden avulla. Etsi samat kappaleen ominaisuudet kohdasta Muotoile|Kappale(engl. Format|Paragraph).
   
   • Kokeile ominaisuuksia huolellisesti, jotta tiedät tulevaisuudessakin kuinka ne vaikuttavat!
   • Kappaleen muotoiluista kannattaa erityisesti huomata erilaiset sisennykset (engl. Indentation) ja kappalevälit (engl. Spacing).
   • Huomaa, että kappaleen ominaisuuksien muuttamiseksi ei tarvitse valita kappaletta, vaan tekstikursorin oleminen kappaleen sisällä riittää.
   • Jos muokattavia kappaleita on paljon, niin kappaleen ominaisuuksien muuttaminen on vaivalloista tällä tavoin. Ongelmaan tuo helpotuksen tyylien käyttö, jota harjoitellaan tulevissa harjoituksissa.
   Tallenna dokumenttisi.
9. Seuraavaksi tekstiä pitää jakaa rakenteellisesti hieman järkevämpiin kokonaisuuksiin. Kun luet dokumentissa olevaa tekstiä tai vertailet sitä monisteen loppuosassa olevaan lukuun, niin huomaat tekstistä löytyvän muutaman eritasoisen otsikon. Nyt otsikot eivät juuri erotu muun tekstin joukosta. Dokumentissa on myös hieman erikoisempia muotoiluja, jotka eivät myöskään erotu normaalista tekstistä. Muotoilu tehdään seuraavassa valmiiden tyylien avulla.
   • Olemassa olevan tyylin käyttäminen valmiisiin kappaleisiin onnistuu työkaluriviltä löytyvästä listasta, joka on näkyvillä oheisessa kuvassa. Joissakin tapauksissa tyylivalikko on piilotettu työkaluriviltä, joten voit joutua etsimään sitä hieman.
     
   • Tarkista, että kaikki asiakirjaan kopioitu teksti on muotoiltu Normaali(engl. Normal) -tyylillä.
   • Käytä löytämiisi otsikkoteksteihin jotakin sopivan tasoista valmista Otsikko(engl. Heading) -tyyliä. Otsikoita pitäisi olla ainakin kolmen tasoisia.
   Dokumentti ei ole vielä sellainen kuin haluaisimme, joten tulemme muokkaamaan dokumenttia lisää myöhemmissä tehtävissä. Tallenna dokumenttisi.
10. Jaa asiakirjan muutama tekstikappale kahteen palstaan (engl. Columns). Palstoihin jako onnistuu valitsemalla kappaleet aktiivisiksi, jonka jälkeen valitaan Muotoile | Palstat (engl. Format | Columns). Pakotetun palstan vaihdon saat halutessasi valinnalla Lisää | Vaihto | Palstan vaihto (engl. Insert | Break | Column break). Palstanvaihtoa joudut käyttämään, jos haluat katkaista palstoitetun tekstin jostakin tietystä kohtaa.
11. Lisää muokkaamaasi asiakirjaan taulukko. Taulukon lisääminen onnistuu valinnalla Taulukko | Lisää taulukko (engl. Table | Insert table). Taulukko voi olla aluksi kahden sarakkeen levyinen ja neljän rivin korkuinen. Voit joutua lisäämään tai poistamaan taulukon soluja jälkikäteen!
    • Lisää taulukkoon dokumentista löytyvät keinot makrovirusten torjumiseksi. (Lihavoitu ja kursivoitu teksti kirjassa.)
    • Taulukon ominaisuuksia pääset muokkaamaan hiiren oikean painikkeen avulla tai Taulukko (engl. Table)-valikon kautta. Taulukoiden muotoiluihin perehdytään tarkemmin vasta taulukkolaskennan yhteydessä.

12. Lisää dokumenttisi joukkoon kaksi ClipArt -kuvaa. ClipArt-kuvan saa lisättyä valinnalla Insert | Picture | ClipArt. Yritä etsiä kuvien joukosta jokin kuva, joka kuvaa parhaiten muokkaamaasi tekstiä. Tallenna dokumenttisi!

    Muokkaa ClipArt-kuvan ominaisuuksia. Kuvan ominaisuuksia pääset muuttamaan napauttamalla hiiren oikeaa painiketta kuvan päällä. Avautuvasta valikosta valitaan Muotoile kuvaa (engl. Format Picture). Tutki läpi kaikki ikkunasta löytyvät välilehdet.

Lisätehtäviä

1. Opettele käyttämään tekstikäsittelyohjelman opasteita (engl. Help) seuraavien tehtävien avulla. Tutustu ensin luentomonisteen alusta löytyvään lukuun: "Avustusten käyttäminen". Opasteita kannattaa opetella käyttämään mahdollisimman monipuolisesti, koska haluttujen vastausten löytäminen voi olla vaikeaa. Etsi vastauksia seuraaviin pieniin ongelmiin mahdollisimman monella tavalla.

   • Miten lisäät merkkejä (engl. Symbols) dokumenttiisi?

     Lisää dokumenttiisi seuraavat merkit (µ, ®, ¼, Ø, ©, ¿, Æ, ¥, Ð, ±). Tallenna dokumenttisi.

   • Miten lisäät matemaattisia kaavoja (engl. Equations) dokumenttiisi?

     Kokeile kirjoittaa jokin matemaattinen kaava kaavaeditorin avulla. Kaavaeditoria ei ole välttämättä asennettu demoluokan koneisiin.

   • Miten lisäät WordArt-tekstin dokumenttiisi? WordArt on tekstiä, joka esitetään kuvana, mutta jolle voidaan antaa monipuolisia ulkoasuun vaikuttavia ominaisuuksia.

     Lisää muutama WordArt-teksti dokumenttiisi edellä lisäämäsi ClipArt-kuvan läheisyyteen. Kaikissa demoluokan koneissa ei välttämättä ole WordArt-tekstien lisäämismahdollisuutta. Tallenna dokumenttisi!

2. Kokeile ryhmitellä ClipArt-kuvat ja WordArt-tekstit samaksi kokonaisuudeksi.
   • Objektien ryhmittelemiseksi kaikki objektit pitää valita aktiivisiksi yhtä aikaa. Valinta onnistuu rajaamalla kaikki objektit saman alueen sisään piirtäminen (engl. Drawing) -työkalupalkin nuolipainikkeen avulla. Jos työkalupalkki ei ole näkyvissä, niin sen saat näkyville valinnalla Näytä | Työkalupalkit | Piirtäminen (engl. View | Toolbars | Drawing). Joissakin Word-versioissa kuvissa pitää olla valittuna tekstin rivitys päälle (esim. Kuva tekstin sisällä) ennenkuin kuva saadaan liitettyä ryhmään.
     
   • Kun objektit ovat aktiivisia, niin niistä voidaan muodostaa ryhmä hiiren oikean painikkeen alta löytyvällä valinnalla Ryhmittely | Ryhmitä (engl. Grouping | Group). Sama valinta löytyy myös Piirtäminen (engl. Drawing) työkalupalkista.
   • Tämän jälkeen ryhmä pysyy kokonaisena ja kaikki objektit saadaan siirrettyä ryhmänä kokonaan toiseen paikkaan.
3. Kokeile purkaa edellä tekemäsi ryhmittely.
4. Piirtäminen (engl. Drawing)-työkalupalkista löytyy viivojen sekä erilaisten kuvioiden piirtämiseen tarkoitettuja työkaluja. Piirrä oheisen kuvan mukainen kaavio. Kokeile työkalupalkin muitakin ominaisuuksia.