Demo 3 - Asiakirjamalli, tekstinkäsittelytyökaluja ja taulukkolaskennan alkeita

Avaa viime demoissa tekemäsi asiakirja ja jatka sen muokkaamista seuraavien tehtävien mukaisesti.

1. Määrittele asiakirjan sivunasetuksen (engl. Page setup) seuraaviksi. Sivunasetuksiin pääset valinnalla Tiedosto | Sivunasetukset (engl. File | Page setup).
   • Marginaaleiksi arvot ylä 2,5 cm, ala 2 cm, vasen 2 cm, oikea 2 cm ja ylätunnisteen etäisyydeksi paperin reunasta 1 cm.
   • Paperin kooksi A4 ja paperi on pystytasossa (engl. Portrait)
   • Erilainen ala- ja ylätunniste parilliselle ja parittomalle sivulle.
2. Lisää asiakirjaan ylätunnisteeseen (engl. Header) sivunumerointi sivun ulkoreunaan. Sivujen sisäreunaan tulevat erilaiset tunnistetekstit parillisille ja parittomille sivuille. Parilliselle sivulle tunnistetekstiksi voit kirjoittaa nimesi ja parittomalla sivulle esimerkiksi tekstin "Makrovirukset". Ylätunnisteen (engl. Header) ulkonäköä voi muuttaa Header-tyylin avulla. Muuta ylätunnisteen ominaisuudet seuraaviksi:
   • Lisää ylätunnisteen alareunaan yhtenäinen raja, jonka paksuus on 1/2 pt.
   • Määrittele sarkainten asetukset seuraaviksi:
     • Keskitetty tasaus 8,5 cm
     • Oikea tasaus 17 cm

   Wordissa tyyli näyttää suunnilleen seuraavalle:

   Normal + Border: Bottom (Single solid line, 1/2 pt Line width),
   Tabs: 8,5cm centered, 17 cm right flush
   
   (suom. Normaali + Reuna: Alhaalla (Yksinkertainen, 1/2 pt Viivan leveys),
   Sarkaimet: 8,5cm Keskitetty, 17 cm Oikea tasaus)
   

3. Halutessasi voit jakaa dokumentin osiin (engl. Sections) ja määritellä eri osien ylätunnisteisiin erilaiset tekstit ja sivunumerointi. Tarkemmat ohjeet erilaisten ylätunnisteiden määrittämisestä löytyy kurssin luentomonisteesta luvusta Ylä- ja alatunniste. Tallenna dokumenttisi!
4. Nyt sinulle on hyvin muotoiltu asiakirja, jossa on hyvät tyylin määritykset sekä sivunasetukset. Tyylien ja sivunasetusten säilyttämiseksi asiakirjasta kannattaa tehdä asiakirjamalli (engl. Template).
   • Tiedoston tyypiksi pitää ensiksi valita Asiakirjapohja (engl. Document template *.dot).
   • Ohjelma haluaa tallentaa asiakirjamallin Templates-nimiseen hakemistoon, mutta tässä tapauksessa se tallennetaan muualle. Tallenna asiakirja asiakirjapohjaksi U:-levyaseman ohjelmistot hakemistoon.
5. Poista asiakirjamallista kaikki tekstit, joita et halua mukaan asiakirjamalliin pohjauviin uusiin dokumentteihin. Asiakirjamallin on tarkoituksena toimia kokonaan uuden dokumentin pohjana, joten tekstejä ei tarvita. Tallenna ja sulje asiakirjamalli.
6. Avaa uusi asiakirja, joka pohjautuu tekemääsi asiakirjamalliin ja kirjoita sinne muutama otsikko ja tekstikappale.
   • Asiakirjamallin saat pohjaksi uusille dokumenteille U:-levyasemalta kaksoisnapauttamalla Resurssien hallinnassa (engl. Windows Explorer) asiakirjamallitiedoston kuvaketta.
   • Normaalisti asiakirjamalli saadaan uuden dokumentin pohjaksi valinnalla Tiedosto Uusi (engl .File | New), mutta nyt asiakirja on tallennettu toiseen paikkaan. Tallenna uusi asiakirja U:-levyasemalle jollakin nimellä, mutta älä sulje dokumenttia.
7. Hae seuraavaksi ohessa olevasta osoitteesta valmis asiakirjamalli kalvo.dot tai tallenna edellisten demojen lisätehtävissä tekemäsi kalvo.doc asiakirjamalliksi edellisten tehtävien mukaisesti. Kopio tai tallenna kalvo.dot asiakirjamalli U:-levylle ohjelmistot-hakemistoon.

   <URL: http://www.mit.jyu.fi/opetus/appro/2001/kevat/ohjelmistot/demot/demo3/kalvo.dot>

8. Seuraavaksi vaihdetaan asiakirjan pohjana oleva asiakirjamalli toiseksi ja samalla päivitetään asiakirjassa olevat tyylit uutta asiakirjapohjaa vastaaviksi. Asiakirjamallin vaihtaminen onnistuu valinnalla Tools | Templates and Add-Ins (suom. Työkalut | Mallit ja lisäosat). Avautuneesta ikkunasta täytyy vaihtamisen yhteydessä määritellä erikseen tyylien päivittäminen asiakirjaan eli laittaa rasti kohtaan Automatically update document styles.
9. Halutessasi voit myös kokeilla yksittäisten tyylien vaihtamista tyylien arkistoininnin (engl. Organizer) avulla. Tyylien arkistointi (engl. Organizer) löytyy valinnalla Muotoile | Tyyli | Arkistointi (engl. Format | Style | Organizer). Jos et muista miten tyylien arkistointi toimii, niin kertaa asia luentomonisteesta.
10. Tallenna ja sulje muuttamasi dokumentit.

Tekstinkäsittelytyökaluja

1. Hae hieman viallinen Word-dokumentti osoitteesta <URL: http://www.mit.jyu.fi/opetus/appro/2001/kevat/ohjelmistot/demot/demo3/Viallinen.doc> . Tallenna dokumentti koneesi kovalevylle U:-levyasemalle. Tallentamisen jälkeen voit avata dokumentin Wordiin ja alkaa tekemään siihen seuraavia muokkauksia. Käytä muokkausten tekemiseen Korvaa (engl. Replace)-työkalua.

   Huomaa, että muotoiluja, kuten tyyli, korvatessasi joudut poistamaan työkalun entiset muotoilut Ei muotoiluja (engl. No formatting) -painikkeella. Painike löytyy korvaa (engl. Replace)-toiminnon lisäominaisuuksien alta eli more-painikkeen avaamasta ikkunasta.

   • Korvaa kaikki {-merkit paikalla olevat merkit ä-kirjaimilla.
   • Korvaa kaikki }-merkit paikalla olevat merkit ö-kirjaimilla.
   • Muuta kaikki oma_lihava-tyylillä olevat tekstit rakenteellisesti paremmalle tyylille valikko. Muotoiluja pääset korvaamaan avaamalla korvaa (engl. Replace)-toiminnon lisäominaisuudet näkyville more-painikkeella. Puhdista muotoilut kentistä korvauksen jälkeen Ei muotoiluja (engl. No formatting) -painikkeella.<
   • Korvaa kaikki dokumentin välilyönnit (engl. White Space) sarkain (engl. Tab Character) -merkillä. Dokumentti menee todella pilalle kyseisellä korvaukselle, joten tee korvaus nyt toisinpäin. Nyt korvaavana merkkinä pitää olla näppäimistön välilyönti!
2. Muita tekstinkäsittelytyökaluihin liittyviä tehtäviä löytyy näiden demojen lisätehtävistä.

Taulukkolaskennan alkeita

1. Avaa koneestasi Excel-taulukkolaskentaohjelma. Jos ohjelmaan ei avaudu valmiiksi tyhjää työkirjaa, niin avaa sellainen. Tallenna työkirja nimelle demot3.xls U:-levyasemalle ohjelmistot hakemistoon.
2. Tee oheisen kuvan mukainen tuotteiden hintataulukko. Alkuvaiheessa taulukon ulkoasusta ja muotoiluista ei kannata välittää, koska ulkoasu muotoillaan tyylien avulla.
   • Kirjoita ensin taulukossa olevat otsikko- ja tuotetekstit muotoilemattomina.
   • Lisää taulukon B-sarakkeeseen tuotehinnat ilman rahayksikköä.
   • Lisää tuotteiden kappalemäärät C-sarakkeeseen.
   • Kokonaishinta-sarakkeeseen (D) lasketaan hinnat vasta myöhemmässä vaiheessa.
   
   
3. Seuraavaksi muokataan ja käytetään olemassa olevia tyylejä ja tehdään muutama uusi tyyli. Tyylien muokkaaminen ja käyttäminen onnistuu valinnan Muotoile | Tyyli (engl. Format | Style) avulla.
   • Käytä valmista Currency-tyyliä soluihin, joissa on valuuttamuotoiluja. Valuuttasymboli (mk) riippuu Currency -tyylin asetuksista, joten jos valuuttoihin tulee väärä symboli, niin käy muuttamassa se toiseksi tyylin asetuksia. Valuuttasymbolina on yleensä sama symboli kuin käyttöjärjestelmän asetuksissa. Käyttöjärjestelmän maa-asetuksia pääsee muokkaamaan valinnalla Start | Control Panel | Regional Settings.
   • Muuta hieman Normal-tyylin ulkoasua toiseksi. Esimerkiksi suurempi kirjasin ja kirjasimen tyypiksi Verdana. Tutustu samalla erilaisiin muotoiluihin, joita soluille voidaan asettaa. Kurssin luentomonisteesta löytyy lyhyet kuvaukset erilaisista solumuotoiluista.
   • Tee kokonaan uusi tyyli otsikkosoluille. Tyylin tekeminen onnistuu kirjoittamalla tyylin nimen paikalle uusi nimi ja tämän jälkeen määrittämällä tyylille uudet ominaisuudet. Alä liitä tyyliin mukaan rajoja!
4. D-sarakkeessa olevat kokonaishinnat on laskettu B- ja C-sarakkeen solujen avulla. Lisää D-sarakkeeseen kaavat, joilla lasketaan tuotteille muodostuva kokonaishinta B- ja C-sarakkeiden tietojen perusteella. Kaavasta pitäisi tulla sellainen, että sitä pystytään kopioimaan D-sarakkeen muihin soluihin. Kokeile kaavojen toimintaa vaihtamalla B- ja C-sarakkeen arvoja.
5. Lisää soluun D7-kaava, jonka avulla lasketaan tuotteiden kokonaishinnasta muodostuvan summan. Kaava kannattaa toteuttaa taulukkolaskentafunktion SUMMA (engl. SUM) avulla. Funktion lisääminen kannattaa tehdä ohjatusti valinnalla Lisää | Funktio (engl. inser | Function).
6. Kehitetään seuraavaksi tuotehintalomaketta hieman paremmaksi. Muuta tuotehintalomake seuraavan kuvan mukaiseksi lisäämällä taulukkoon muutamia rivejä ja sarakkeita.
   • Tuotehintataulukkoon otetaan mukaan alennus, joka määräytyy E1-solussa olevan alennusprosentin mukaan. Alennusprosentti kannattaa kirjoittaa soluun muodossa 0,1. Desimaalierottimena voi olla joissakin tapauksessa myös piste. Väärän desimaalierottimen huomaat tulevien laskutoimitusten epäonnistuessa. Desimaalierotin määritellään käyttöjärjestelmän asetuksissa. Käyttöjärjestelmän maa-asetuksia pääsee muokkaamaan valinnalla Start | Control Panel | Regional Settings.
   • Alennukset lasketaan kokonaishinnasta ja alennettu hinta saadaan kokonaishinnan ja alennuksen erotuksena. Suunnittele ja toteuta E- ja F-sarakkeeseen tarvittavat kaavat. Suunnittele kaavoista sellaiset, että niitä voidaan kopioida muihinkin soluihin kyseisessä sarakkeessa. Huomaa, että joudut käyttämään absoluuttista viittausta viitatessasi alennusprosenttisoluun.
   • Tee E- ja F-sarakkeille kuvan mukainen sarakkeiden summat laskeva kaava. Kaavan saat helpoiten kopioitua D-sarakkeen vastaavasta kaavasta.
   • Käytä valmista Percent-tyyliä alennusprosenttisoluun.
   • Käytä Currency-tyyliä E- ja F-sarakkeen tietoihin.
   
   
7. Nimeä alennusprosenttisolu nimelle alepros. Muuta E-sarakkeen kaavoja käyttämään absoluuttisen soluviittauksen sijasta nimettyä solua. Huomaa, että Excelissä yhteen nimettyyn soluun viittaus on aina absoluuttinen.
8. Nimeä D-sarakkeessa olevat kokonaishinta (D4:D8) tiedot nimelle kokonais , E-sarakkeessa oleva alennustiedot (E4:E8) nimelle alennus ja F-sarakkeessa olevat alennetun hinnan tiedot (F4:F8) nimelle alennettu. Käytä nimettyjä alueita D-, E- ja F-sarakkeen yhteensä tietojen laskemiseen.

Lisätehtäviä

1. Kokeillaan Wordissa olevaa Yhdistämistoimintoa (engl. Mail Merge) seuraavien ohjeiden avulla.

   Yhdistämistoiminnon avulla voidaan tehdä "henkilökohtaisia" joukkokirjeitä, joissa henkilön nimi voidaan liittää osaksi kirjettä. Perusidea yhdistämistoiminnon käyttöön on osoiterekisterin ja kirjeen yhdistäminen. Seuraavassa yhdistämisen vaiheet yksityiskohtaisesti.

   • Varsinainen kirje
     • Ensimmäisessä vaiheessa voit tehdä asiakkaalle tai ystävällesi lähetettävän kirjeen. Suunnittele itse hyvä joukkokirje tai käytä hyväksesi esimerkkikirjettä. Joukkokirjeeseen voit lisätä halutessasi kuvia tai muita elementtejä. Esimerkkikirjeen löydät osoitteesta <URL: http://www.mit.jyu.fi/opetus/appro/2001/kevat/ohjelmistot/demot/demo3/Joukkokirje.doc >. Tallenna tekemäsi kirje!
   • Luodaan osoiterekisteri
     • Avaa tyhjä dokumentti ja lisää sinne taulukko, jossa on neljä saraketta ja viisi riviä. Tee taulukon ylimmälle riville sarakeotsikot, jotka kuvaavat sarakkeissa olevia tietoja. Sarakkeisiin voit esimerkiksi laittaa henkilön etunimen, sukunimen, katuosoitteen sekä paikkakunnan. Tallenna osoiterekisteri!
   • Yhdistetään kirje ja osoiterekisteri
     • Avaa tekemäsi joukkokirjepohja. Yhdistäminen voidaan aloittaa valinnalla Työkalut | Yhdistäminen (engl. Tools | Mail Merge). Avautuvasta ikkunasta valitaan Luo pääasiakirja (engl. Create Maindocument), jonka alta valitaan Joukkokirje (engl. Form Letter).
     • Joukkokirjeen kokoaminen aloitetaan valitsemalla lähetettävä kirje. Tekemäsi joukkokirje pitäisi olla avattuna, joten voidaan valita joukkokirjeen tekeminen aktiiviseen ikkunaan (engl. Active Window). Toinen mahdollisuus olisi tehdä joukkokirje kokonaan uuteen pääasiakirjaan (engl. New Main Document).
     • Seuraavaksi valitaan osoiterekisteri. Osoiterekisterin valinta onnistuu painikkeen Nouda Tiedot (engl. Get Data) alla olevalla valinnalla Avaa tietolähde (engl. Open Data Source). Valitse tietolähteeksi tekemäsi osoiterekisteritiedosto.
     • Joukkokirjeeseen pitää lisätä muutama kenttä, joiden paikalle lisätään osoiterekisterissä olevien henkilöiden nimet ja osoitteet. Tässä vaiheessa joudutaan muokkaamaan pääasiakirjaa (engl. Edit Main Document) eli joukkokirjettä.
     • Työkalupalkkien joukkoon on ilmestynyt uusi työkalupalkki Yhdistäminen (engl. Mail Merge). Kenttien lisääminen asiakirjaan onnistuu viemällä tekstikursori haluttuun lisäyskohtaan ja lisäämällä haluttu kenttä valinnalla Lisää yhdistämiskenttä (engl. Insert Merge Field). Lisää kenttiä kaikkiin sellaisiin kohtiin, joihin haluat tulevan henkilön osoite tai nimitietoja.
     • Varsinainen osoitteiden yhdistäminen kirjeeseen onnistuu valinnalla Työkalut | Yhdistäminen | Yhdistä | Yhdistä (engl. Tools | Mail Merge | Merge | Merge).
2. Tässä tehtävässä harjoitellaan kahden erillisen dokumentin yhdistämistä yhdeksi suuremmaksi dokumentiksi. Seuraavassa lyhyet ohjeet asiakirjojen yhdistämiseksi.
   • Aloita kokonaan uusi tyhjä asiakirja, joka perustuu demoissa tekemääsi asiakirjamalliin.
   • Vaihda asiakirjan katselutilaksi Näytä/Rakenne (engl. View/Outline) jos käytössäsi on Word 2000. Aiemmissa versioissa näkymä on nimellä Perusasiakirja (engl. Master) Näkyville pitäisi avautu muutama uusi työkalupalkki Jäsennys & Perusasiakirja (engl. Outlining & Master Document).
   • Lisää uuteen dokumenttiisi aiemmin muokkaamasi makroviruksista kertova dokumentti sekä näissä demoissa muokkaamasi viallinen asiakirja. Aliasiakirjojen lisääminen aktiiviseen asiakirjaan onnistuu painikepalkeista löytyvällä Lisää aliasiakirja (engl. Insert Subdocument) valinnalla. Miten alkuperäisten dokumenttien tyylinmäärittelyjen käy lisäämisen yhteydessä?
   • Kokeile Jäsennys (engl. Outlining) -painikepalkista löytyviä numero- ja nuolipainikkeita. Nuolipainikkeilla voidaan vaihtaa esimerkiksi otsikon ja kappaleiden tasoa, joten niillä voi muokata asiakirjan rakennetta todella nopeasti.
   • Perusasiakirjatilassa voit myös siirtää kokonaisia lukuja toiseen osaan dokumenttia. Kokeile luvun siirtämistä toiseen paikkaan. Vaihda näyttötilaksi Asettelu (engl. Page Layout) ja tarkista miten sivunumerointi käyttäytyy dokumentissasi.
   • Lisää koko dokumentin alkuun sisällysluettelo. Löytyykö sisällysluettelosta kaikki otsikkotasoiset tekstit?
   • Tallenna tekemäsi dokumentti.