Demo 8 - Esitysgrafiikka

Seuraavissa demotehtävissä laaditaan esitysgrafiikkaesitys valmiin materiaalin pohjalta. Voit käyttää esityksen tekemiseen omaan materiaalia tai käydä noutamassa valmiin materiaalin osoitteesta <URL: http://appro.mit.jyu.fi/2001/kevat/ohjelmistot/demot/demo8/esitysgrafiikka.doc>. Tallenna materiaali U-levyasemalle.

Valmiin materiaalin jäsentämisessä voit käyttää apuna kurssin luentomonistetta. Monisteen sähköinen versio löytyy seuraavasta osoitteesta: <URL: http://appro.mit.jyu.fi/materiaalia/ohjelmistot/>.

1. Ensimmäinen vaihe esityksessä on yleensä suunnitelman tekeminen. Suunnitelman tekemiseen liittyy yhtenä osana materiaalin valmisteleminen muotoon, josta se on helposti siirrettävissä esitysgrafiikkaohjelmaan.
   • Avaa asiakirja, jonka pohjalta esitys laaditaan.
   • Jos teet esityksen omasta materiaalistasi, niin tarkista asiakirjan muotoilut. Esitysgrafiikkaohjelmaan saadaan helposti siirrettyä erilaiset listat sekä eritasoiset otsikot. Tee dokumenttisi avainkohdista järjestämätön lista aina kyseisten lukujen alkuun. Mallidokumentissa tämä on tehty jo valmiiksi.
   • Tallenna ja sulje asiakirja.
2. Aukaise Power Point -esitysgrafiikkaohjelma ja tuo valmis materiaali esityksen pohjaksi seuraavien ohjeiden mukaan.
   • Tehdään uusi esitys ja valitaan esityksen pohjaksi jokin valmis esityspohja (engl. Design Template).
   • Esityspohjan valinnan jälkeen seuraa dian rakenteen valinta. Dian rakennetta ei tarvitse valita tässä vaiheessa, joten voit sulkea avautuneen ikkunan valinnalla Peruuta (engl. Cancel).
   • Valitse Näytä (engl. View)-valikosta näyttötilaksi joko Normaali (engl. Normal) (PP2000) tai Jäsennys (engl. Outline) (PP97) käyttämäsi ohjelman versiosta riippuen.
   • Materiaalin tuominen esityksen pohjaksi onnistuu valinnalla Lisää | Diat jäsennyksestä (engl. Insert | Slides from outline).
   • Ensimmäiseksi tekstistä kannattaa poistaa kaikki ylimääräiset muotoilut. Muotoilujen poistaminen onnistuu valitsemalla vasemmanpuoleisessa ikkunassa (tai jäsennystilassa) kaikki tekstit aktiivisiksi näppäinyhdistelmällä CTRL-A. Tämän jälkeen ylimääräisten muotoilujen poistaminen onnistuu näppäinyhdistelmällä CTRL-välilyönti.
3. Seuraavaksi joudut määrittelemään materiaalit eri dioille sekä eri tasoisiksi listoiksi. Rakenteen määritteleminen onnistuu kahdella eri tavalla:
   • Näppäimistöllä voit korottaa kappaleen tasoa SHIFT-TAB-näppäinyhdistelmällä. Kappaleen tason laskeminen onnistuu TAB-näppäimen avulla.
   • Formatting-työkalupalkista löytyy nuolipainikkeet, joiden avulla voidaan korottaa (engl. Promote) tai laskea (engl. Demote) kappaleen tasoa.
4. Jaa asia diolle seuraavia sääntöjä noudattaen:
   • Yhdelle dialle asiaa sopivasti (max. 10 riviä).
   • Diaan ainoastaan avainsanoja (max. 10 rivillä).
5. Tarvittaessa voit muokata myös diojen järjestystä raahaamalla dioja toiseen järjestykseen hiiren avulla. Järjestyksen muuttaminen onnistuu myös Slide Sorter-näyttötilassa. Kokeile Slide Sorter -näyttötilan toimintaan.
6. Muokkaa seuraavaksi muutaman dian rakennetta hieman toiseksi. Aktiivisen dian rakennetta voidaan muuttaa valinnalla Muotoile | Dian rakenne (engl. Format | Slide Layout). Tutki erilaisia dian rakenne mahdollisuuksia ja muuta muutaman dian rakenne oletuksesta poikkeavaksi.
7. Seuraavaksi muotoillaan kootusti diojen ulkoasua seuraavan ohjeen mukaisesti:
   • Ulkoasun muokkaaminen onnistuu kootusti Perustyyli (engl. Slide Master)-tilan avulla. Tilaan päästään valinnalla Näytä | Perustyyli | Dian perustyyli (engl. View | Master | Slide Master).
   • Varmista, että dialla olevien tekstikappaleiden ominaisuudet ovat seuraavassa listassa olevien "hyvän esityksen" tunnusmerkkien mukaisia. Tarvittaessa voit muuttaa ominaisuuksia.
     • Kirjasimen koko riittävä (min. 24 pt).
     • Päätteetön (sans-serif) kirjasin. (Esimerkiksi Arial tai Verdana.)
     • Dian värimääritykset riippuen esitystilan valoisuudesta.
       • Himmeä valaistus - Tumma tausta ja kirkas kirjasin.
       • Valoisa huone - Kirkas tausta ja tumma kirjasin.
   • Esityksen pitää olla yhtenäisen näköinen.
   • Lisää seuraavia ominaisuuksia tekstikappaleisiin:
     • Otsikkotekstiin keskitys.
     • Vaihda listaelementtien listaerotin ympyrästä joksikin toiseksi merkiksi. Jokaiselle tasolle voit määrittää erilaisen listaerottimen.
     • Lisää jokin tehoste lista-elementteihin. Tehosteiden lisääminen onnistuu valinnalla Diaesitys | Mukautettu animaatio (engl. Slide Show | Custom Animation). Tehosteen lisäämisessä täytyy kuitenkin huomioida seuraavat asiat:
       • Asia ei saa hukkua tehosteisiin.
       • Tehosteet eivät saa häiritä tai ärsyttää kuulijoita.
       • Esityksen täytyy olla yhtenäinen.
   • Lisää johonkin kohti diaa jokin pieni Clipart-kuva. Kuva toimii tässä tapauksessa eräänlaisena yrityksen logona.
   • Sulje Perustyyli (engl. Slide Master)-tila valitsemalla jokin muu näyttötila käyttöön.
8. Lisää esityksen viimeiseksi diaksi uusi dia, jonka on tarkoitus toimia esityksen päättävänä diana. Dian lisääminen onnistuu valinnalla Lisää | Uusi Dia (engl. Insert | New Slide). Lisää diaan jokin ClipArt-kuva. Samalla voit lisätä muillekin dioille ClipArt-kuvia, jotka havainnollistavat tekemääsi esitystä.
9. Katso läpi tekemäsi esitys valinnalla Diaesitys | Näytä esitys (engl. Slide Show | View Show) ja korjaile esitystä tarpeen mukaan. Kokeile samalla kynän käyttöä esityksen havainnollistamisessa. Kynän saat käyttöösi esityksen aikana napauttamalla hiiren oikeaa painiketta ja valitsemalla Osoittimen asetukset | Kynä (engl. Pointer Options | Pen). Saman valikon alta saat kynän myös pois käytöstä.
10. Seuraavaksi kokeillaan kaavion linkittämistä taulukkolaskentaohjelmasta esitysgrafiikkaohjelmaan seuraavien ohjeiden mukaisesti.
    • Avaa taulukkolaskentaohjelmaan tiedosto, josta löytyy tekemiäsi kaavioita. Tarvittaessa voit käyttää demojen mallivastauksia osoitteesta <URL: http://appro.mit.jyu.fi/2001/kevat/ohjelmistot/demot/>.
    • Avaa näkyville taulukkolaskentalomake, jolla on kaavio. Jos kaavio ei ole omalla lomakkeellaan, niin muuta sen sijoittuminen (Chart | Location) uudelle lomakkeelle (As New Sheet).
    • Tallenna ja sulje tiedosto siten, että kaavio jää päällimmäiseksi lomakkeeksi.
    • Kaavion linkittäminen esitysgrafiikkaohjelmaan onnistuu valinnalla Lisää | Objekti (engl. Insert | Object) avautuvasti ikkunasta, josta valitaan kohta Hae tiedostosta (engl. Create from file).
    • Tämän jälkeen lisättävä tiedosto käydään valitsemassa Selaa (engl. Browse)-painikkeen avulla.
    • Ennen lisäämisen lopullista hyväksymistä laitetaan rasti kohtaan Linkki (engl. Link), jolloin saadaan muodostettua linkki alkuperäiseen tiedostoon.
    • Hyväksy tiedoston linkitys OK-painikkeella. Kaavio tulee näkyville esitysgrafiikkaohjelman diaan. Halutessasi voit suurentaa kaavion sopivan kokoiseksi.
11. Seuraavaksi testataan linkityksen toimivuus. Mene taulukkolaskentaohjelmaan muuttamaan opiskelijoiden pisteitä siten, että kaavio muuttuu hieman. Tallenna tiedosto uudelleen.
12. Tämän jälkeen muutos saadaan näkyville myös esitysgrafiikkaohjelmassa olevaan kaavioon hiiren oikean painikkeen avulla. Napauta hiiren oikeaa painiketta kaavion päällä ja valitse avautuneesta valikosta kohta Päivitä linkki (engl. Update Link). Tulivatko kaavion muutokset näkyville?

Lisätehtäviä

1. Lisää esityksen loppuun uusi dia ja rakenna sille jokin esityksessä käsiteltyä asiaa havainnollistava kaavio. Kyseisen dian on tarkoitus toimia kertauksena esityksen käsittelemästä asiasta. Jos käytät valmista dokumenttia, niin kaavio voisi olla esimerkiksi seuraavan kuvan mukainen.

   

2. Lisää kaavioon tehosteet, joiden avulla saat kaaviosta mahdollisimman havainnollisen.
3. Kuinka kauan havainnollistuksen tekemiseen meni aikaa? Yleensä havainnollistusten tekemiseen menee aikaa huomattavasti kauemmin kuin esitysrungon tekemiseen!
4. Testaa havainnollistuksen toiminta huolellisesti!